Alle haben den Notfallbogen (ausfüllbares PDF) auszufüllen und bei seinem:ihrem Pfarramt abzugeben. Gesammelt werden die Notfallbögen der gesamten Gruppe an den zuständigen Hintergrunddienst sowie an das Jugendwerk weitergeben. So haben die Hintergrunddienste alle nötigen Informationen über die Teilnehmer:innen und Mitarbeiter:innen des Zeltlagers.